Le secteur de la santé assiste en ce moment à la naissance du télésecrétariat médical. Un concept consistant à délocaliser son service de secrétariat afin de réaliser des économies. Cette nouvelle façon d’appréhender son service de secrétariat propose bien des avantages aux cabinets, et prétend n’apporter aucun désavantage en contrepartie. Mais qu’en est-il réellement ?
Télésecrétariat médical ou secrétariat interne
Le secrétariat médical d’un cabinet a plusieurs tâches à remplir. Il est donc normal de penser qu’un service de télésecrétariat médical ne pourra pas s’occuper des mêmes missions.
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Les tâches d’un secrétariat interne
Le secrétariat d’un praticien médical a de nombreuses fonctions à remplir :
- Accueil téléphonique des patients, avec prises ou annulation de rendez-vous le cas échéant
- Création de l’emploi du temps du praticien
- Tâches administratives : renouvellement des fournitures et de certains contrats, gestion de la location et des autorisations du praticien…
- Accueil des patients dans le cabinet médical, tenue de l’ordre de passage selon les rendez-vous
Il s’agit d’un métier à plein temps qui aide le médecin à exercer sa profession du mieux possible. En l’absence de secrétaire, toutes ces tâches lui incombent, et s’il est en mesure de s’en acquitter, elles lui font perdre un temps précieux. En France, selon des chiffres révélés par le site legeneraliste.fr, environ 23% des pratiquants de la médecine ne disposeraient d’aucun service de secrétariat. Parmi eux, deux tiers des praticiens s’estiment satisfaits de cette manière de faire les choses. Il ne s’agit cependant que d’une minorité.
À priori, la plupart des missions à remplir nécessitent d’être présent aux côtés du médecin. Mais avec l’évolution des technologies, ce qu’il n’était auparavant pas possible de faire à distance devient réalisable.
Le télésecrétariat médical pour remplacer le secrétariat interne
Le télésecrétariat médical a donc bien des arguments contrairement à ce que chacun pourrait penser.
L’accueil téléphonique des patients a toujours été possible sans être présent dans l’enceinte du cabinet. Aujourd’hui, avec les renvois automatiques d’appels, les transferts et les informations qu’il est possible de transférer via internet, un secrétaire en télétravail est aussi efficace au téléphone qu’en étant présent. Pour plus de conseils sur comment être efficace en télétravail, lisez cet article, paru sur Welcome to the Jungle.
La création de l’emploi du temps du praticien n’échappe pas à cette règle puisqu’il est facile de le réaliser en ligne et de le partager en temps réel afin que chacun y ait accès en permanence.
Les tâches administratives peuvent être ralenties encore aujourd’hui par la distance. Néanmoins, les démarches se font de plus en plus sur internet directement, et ne nécessitent donc plus d’être présent.
Quant à l’accueil des patients, ce n’est pas une tâche qui consomme du temps : demander à ses clients réguliers de rentrer et de s’asseoir dans la salle d’attente (indiquée pour les nouveaux) pour que le docteur les appelle lui-même est donc réalisable sans parler de véritable perte de temps.
De plus, le télésecrétariat médical représente des économies pour le cabinet. Sur le site Le Généraliste, les chiffres indiquent une dépense d’environ 10 à 15% du chiffre d’affaires brut pour l’emploi d’un secrétaire présent dans le cabinet, contre seulement 5% de ce même chiffre d’affaires pour un télésecrétariat médical.
Pas de désavantage au télésecrétariat médical ?
Il n’y aurait donc aucun désavantage au télésecrétariat médical ? Ce n’est pas entièrement vrai. Certains praticiens refusent toujours le télésecrétariat à cause de cette distance qui les sépare : une panne d’internet coupe toute communication avec son secrétaire. De plus, il a été relevé que certains centres de télésecrétariat étaient en difficulté pour donner des indications précises aux clients afin de se rendre au cabinet, n’y étant jamais allé eux-mêmes. Il s’agit cependant d’une difficulté qui peut être facilement anticipée grâce à quelques explications à donner ensuite aux nouveaux clients potentiels.
